視頻會議的優(yōu)勢

    隨著企業(yè)規(guī)模發(fā)展壯大，人員和分支機構增多，也不可避免的產(chǎn)生了許多“成長的煩惱”，比如：企業(yè)管理問題、溝通問題、效率問題、成本浪費問題等。其實只要提高了溝通效率，管理者就可以更及時的發(fā)布決策信息，執(zhí)行者就可以更迅速執(zhí)行決策搶占商機，最終帶來的是更多的利潤和市場占有率。

    溝通在企業(yè)運營中占據(jù)非常重要的地位，傳統(tǒng)的遠程溝通方式無非采用電話聯(lián)系或者出差兩種。電話會議雖然可以及時迅速的溝通，但因其具有不可視的局限性，遇到需要邊展示產(chǎn)品和資料邊溝通的情況就不得不派人出差。往往為了參加一個小時的會議需要花費2天以上的外出行程，伴隨產(chǎn)生的是高額的差旅費用，增加了企業(yè)的運營成本。雖然頻繁的出差也能解決大部分問題，但極大的延長了決策周期，在殘酷的商場，落后競爭對手一秒可能損失的就不僅僅只是金錢了。如何提高溝通質量與效率成了企業(yè)領導者必須考慮的事情。

    針對企業(yè)的溝通難題，視頻會議系統(tǒng)應需而生，國內(nèi)外各大廠商都推出了自己的視頻會議系統(tǒng)。視頻會議與傳統(tǒng)的電話會議相比優(yōu)勢明顯，視頻會議能提供直接、全面的視頻、音頻環(huán)境，在溝通交流方面互動性更強一些。召開視頻會議不僅可以聽到發(fā)言者的聲音，還可以清楚的看見他的表情、動作，帶來真實直觀的交流體驗。共享文件資料功能可以同步顯示照片、PPT、文檔、影音文件，讓遠程教育和培訓真正成為現(xiàn)實。視頻會議系統(tǒng)不僅方便企業(yè)隨時召開內(nèi)部會議、技術交流，還可以幫助企業(yè)解決異地培訓、異地招聘等難題。它使遠距離溝通變得更為頻繁、效率更高更為高效，從而深刻地影響企業(yè)的運行模式、縮短決策時間、同時提高組織內(nèi)部的協(xié)同力和競爭力。

    視頻會議系統(tǒng)是利用專網(wǎng)或公眾互聯(lián)網(wǎng)來實現(xiàn)的虛擬會議，使在地理上分散的用戶可以共聚一處，通過圖形、聲音等多種方式交流信息，支持人們遠距離進行實時信息交流與共享、開展協(xié)同工作的應用系統(tǒng)。

    視頻會議系統(tǒng)在企業(yè)中的普遍應用模式包括以下幾種：

    首先，用于企業(yè)內(nèi)部溝通。分布在不同地域的企業(yè)分支機構，借助視頻會議系統(tǒng)就可以隨時隨地與總公司進行溝通，不需要浪費時間在旅途上，為企業(yè)縮短了決策時間，提高了公司的運作效率。

    其二，向公眾和目標客戶進行產(chǎn)品的可視化推廣，增強直觀性。俗話說“眼見為實”，通過展示產(chǎn)品，讓客戶直觀的看到產(chǎn)品的外觀，工作狀態(tài)，性能等，比只是拿出幾組數(shù)據(jù)更有說服力。

    其三，與非本地客戶進行可視化的互動交流，增強真實感。以往與異地客戶溝通需要相關人員多次往返兩個城市，費時費力。采用視頻會議系統(tǒng)就像面對面交流一樣，可以及時了解客戶需求。

    其四，對分支機構企業(yè)員工進行在崗培訓。企業(yè)規(guī)模的日益擴大，機構的日益分散，讓員工的業(yè)務培訓和思想工作變得困難重重，集中式培訓耗費大量的資金和時間。視頻會議系統(tǒng)將幫助企業(yè)建立基于互聯(lián)網(wǎng)絡的培訓教室，讓遠在天邊的老師與學生面對面的交流和溝通，實現(xiàn)企業(yè)遠程教育和培訓的夢想。

    其五，對公司自身或客戶進行遠程可視化技術支持和維護。通過視頻會議軟件系統(tǒng)可得到技術人員“面對面”的講解，有效而快速的解決遇到的問題，大幅度的提高客戶對企業(yè)的信任和滿意程度。

    其六，視頻會議系統(tǒng)可用于可視化招聘。企業(yè)相關人員赴異地招聘不僅費時費力，還往往因為招聘負責人精力有限只能前往幾個城市，錯過更多地方的英才。有了視頻會議系統(tǒng)，求職者可以在當?shù)氐姆种�機構連線總部，直接“面對面”交流，節(jié)約了雙方的時間，并為公司招徠更多人才。

    視頻會議技術的誕生，徹底打破了傳統(tǒng)的會議模式，對于那些會議頻繁的公司和個人來說，這種先進的會議方式，使他們不再長年東奔西走，節(jié)約差旅費用，減少旅途消耗，同時提高了信息傳達速度，就等于提高工作效率。隨時隨地的溝通，使人們更有效的交流，因為可視化的交流是最自然的交流方式。

    據(jù)分析，一家年營業(yè)額在2000萬的企業(yè)，每年花費在差旅上的費用就占了15%，大約是300萬元。使用視頻會議系統(tǒng)后，可節(jié)約近50%，每年的差旅費降低到100-150萬元。而構建一套總部1個結點，10個分支結點的視頻會議系統(tǒng)，費用僅為幾十萬元，不到一年便可收回成本。節(jié)約差旅費和通訊費只是視頻會議系統(tǒng)最直觀的優(yōu)點，相比于因效率提升而帶來的經(jīng)濟效益增長簡直微不足道。

選擇最適合的視頻會議系統(tǒng)

    視頻會議系統(tǒng)與硬件、軟件、網(wǎng)絡密切相關，每家企業(yè)實際情況不一樣，所需的視頻會議系統(tǒng)也不盡相同，應綜合分析并與廠商多交流，選擇最適合的視頻會議系統(tǒng)。

    按網(wǎng)絡平臺劃分，視頻會議系統(tǒng)可分為基于專網(wǎng)的視頻會議系統(tǒng)、基于混網(wǎng)和Internet公網(wǎng)的視頻會議系統(tǒng)兩大類。按構建方式劃分，視頻會議系統(tǒng)可分為軟件視頻會議和硬件視頻會議兩種，一般視頻會議系統(tǒng)主要包擴MCU多點控制器\會議室終端\PC桌面型終端\電話接入網(wǎng)關(PSTN Gateway)\Gatekeeper(網(wǎng)閘)等幾個部分。按會議質量劃分，又有標清視頻會議系統(tǒng)和高清視頻會議系統(tǒng)兩類。

    鋪設專網(wǎng)雖然可以保證會議質量，但是投入成本高出許多，對發(fā)展中的中小企業(yè)來說并不適合。事實上，目前互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)發(fā)展得非常好了，即使是便宜的ADSL線路也能夠提供384Kbps以上的帶寬，這樣的帶寬完全能夠滿足視頻會議清晰、流暢的應用效果。因此，一般情況下選擇公眾互聯(lián)網(wǎng)足矣。

    采用基于PC的純軟件解決方案雖然會議軟件本身費用不高，但每個會議室還要配專用PC、單獨的視音頻采集設備（如USB攝像頭、耳麥）以及操作系統(tǒng)等相關基礎軟件，再加上安裝、維護等方面的開銷，綜合起來，其成本其實并不低。而純硬件解決方案不僅可以實現(xiàn)高品質的會議效果，而且可以通過高集成度的一體化終端設備完成所有功能，無需另配其他硬件和軟件設施，即插即用、使用簡單、無需維護，因此其綜合成本反而比純軟件的便宜。總體來說，純軟件更適合個人辦公部署（基于現(xiàn)有辦公PC），純硬件則適合會議室部署。

    2007年標清視頻會議仍是市場主流，占據(jù)了93.60%的市場份額，而代表未來技術升級趨勢的高清視頻會議僅占6.40%的市場份額。高清視頻會議系統(tǒng)優(yōu)勢表現(xiàn)在以下幾個方面：高分辨率格式所具備的更高的像素數(shù)可以提升畫面質量，使大屏幕上的畫面顯得更清晰、流暢；流暢清晰的視頻質量、高品質的音效能夠提升與會者的參會體驗，幫助與會者專注于會議本身的內(nèi)容；同時，高清晰度的畫面能夠使得超大屏幕的圖像同樣具有清晰的視頻圖像，從而讓更多的與會者出現(xiàn)在畫面中，使得更多的與會者參加會議；高清晰度帶來的高分辨率圖像，能夠清晰地顯示細節(jié)內(nèi)容，尤其是在圖形操作（如設計圖紙、動畫的討論、地形圖等），對于依賴于視覺進行溝通的異地人員來講，有極大的好處。與標清視頻會議系統(tǒng)相比，成本較高，對網(wǎng)絡要求也更高。

    企業(yè)應該綜合分析公司的實際需求，包括投入成本、網(wǎng)絡帶寬、設備管理等，選擇最適合自己的視頻會議系統(tǒng)。

視頻會議系統(tǒng)的應用案例

    視頻會議已經(jīng)廣泛應用到各行各業(yè)，為政府、軍隊、教育、醫(yī)療和企業(yè)提供了極具價值的通信手段。下面便是幾個成功的案例。

教育

    教育行業(yè)用戶由于教學或工作的需要，經(jīng)常需要召開行政會議或遠程教學或教學觀摩等。北京林業(yè)大學下屬多個研究中心，為使各機構溝通更便捷，采用了科達TrueSens（致勝）視頻會議將學校的1個國家級工程技術研究中心、1個國家級野外臺站、4個教育部重點開放實驗室、3個教育部工程技術中心、1個教育部科技創(chuàng)新團隊、5個國家林業(yè)局重點實驗室、1個北京市重點實驗室、3個國家林業(yè)局定位觀測站整合在同一個溝通平臺上，不僅實現(xiàn)隨時隨地的遠程教學、學術交流和會議溝通，還降低了差旅成本、提高了辦學質量。

紡織業(yè)

    紡織行業(yè)針對布料款式與面料設計等問題的討論非常頻繁，而傳統(tǒng)的電話溝通往往無法滿足感官需求，出差成為相關負責人的家常便飯。頻繁的差旅雖然也能解決問題，但是卻延長了企業(yè)的決策周期，甚至錯失了最佳商機。此外居高不下的差旅費用更增加了企業(yè)的運營管理成本，一定程度上制約了企業(yè)的快速發(fā)展。

    成立于1993年的香港冠星紡織有限公司也有上述問題，冠星專業(yè)從事全棉和CVC布料的研發(fā)生產(chǎn)和貿(mào)易業(yè)務，是全球著名運動服裝和運動用品廠商的面料供應商，主要客戶有ADIDAS、PUMA 、Champion、 FILA等。1996年，冠星進入中國市場，在廣州、中山、上海相繼成立分公司，主要負責中國市場的相關貿(mào)易。

    為了改變這一現(xiàn)狀，冠星紡織將目光投向視頻會議。今年6月，冠星率先在其廣州分公司和上海分公司之間部署了科達TrueSens（致勝）視頻會議系統(tǒng)，通過視訊平臺實現(xiàn)了人物和面料/資料同步傳送，現(xiàn)在不用出差、不用花電話費，就可以進行隨時隨地的“面對面”溝通，企業(yè)的快速反映能力和運作效率均得到大幅提高。

房地產(chǎn)

    房地產(chǎn)業(yè)往往地域跨度大，溝通難度大，像重慶市金科實業(yè)集團有限公司這樣一家以房地產(chǎn)開發(fā)為主業(yè)，并涉及與其主業(yè)相關的五星級酒店、基建、物管等領域的大型企業(yè)集團，溝通不暢，直接影響樓市上市速度。為解決這一難題，2007年初集團全面部署了科達視頻會議系統(tǒng)，將其分散在各地的分支機構整合到一個完善的溝通平臺上。系統(tǒng)投入使用后，金科集團的溝通效率明顯提高，運營成本大幅降低。

物流

    物流行業(yè)最重視的就是信息迅速準確傳達，物流公司分站多，管理極為不便。為了提高溝通效率、降低運營成本、提升企業(yè)綜合競爭力，2008年6月中旬，中國貨運郵政航空有限責任公司部署了視頻會議系統(tǒng)。通過視訊平臺，郵航實現(xiàn)了南京總部與四個分公司、全國27個省304個城市營業(yè)部之間的即時遠程溝通，將日常例會、業(yè)務培訓、政策傳達、應急指揮、年度總結等統(tǒng)一整合到該視訊平臺，從而提高了郵航的整體運作效率和快速反應能力。

食品

    食品具有保質期短，市場分布范圍廣的特點，只有迅速把握市場動向，及時改變市場策略，才能保障在短時間內(nèi)讓食品銷往各地。大連獐子島漁業(yè)集團現(xiàn)有育苗廠6座，水產(chǎn)品加工廠4座，總部營銷中心1個，并在重點市場區(qū)域設有辦事處，營銷網(wǎng)絡遍布全球。面對如此龐大的行銷機構，如何與眾多的分支機構之間架起高效溝通的平臺是獐子島漁業(yè)一直關注的重點。

    2008年元月，科達（KEDACOM）攜TrueSens（致勝）企業(yè)視頻會議系統(tǒng)登陸獐子島，為其實現(xiàn)了大連總部與各分之機構之間的遠程會議與遠程培訓，徹底改變了E-mail、電話、出差等傳統(tǒng)溝通方式，提高了溝通效率，減少了大量差旅費用。

服裝

    品牌服裝往往擁有多家生產(chǎn)工廠以及數(shù)以百計的營業(yè)店面，管理起來難度系數(shù)相當大。傳統(tǒng)的電話溝通沒法準確的傳達信息，出差不僅耗時耗力，還無法全面照顧到所有店面。中國男裝品牌KBOXING——勁霸，在全國擁有20多家分公司，數(shù)千家營業(yè)部、直營店。為了更加高效、低成本的管理如此龐大的行銷體系，勁霸集團選擇了科達TrueSens視頻會議系統(tǒng)，通過構建遠程視訊交流平臺，幫助總部及全國各分公司第一時間實現(xiàn)“面對面”溝通，不僅縮短了時間、節(jié)約了差旅費用，而且還讓全局銷售策略和階段促銷方案的制訂與決策變動更加快速、高效。

    除了日常的交流會議和遠程溝通，該視訊系統(tǒng)還頻繁用于員工遠程培訓，各分公司、直營店在其本地就能參加總部的培訓，再也不需勞師動眾集中到一起，從而以更少的費用和更好的效果保證了集團龐大培訓任務的及時落地。