上海振華港機(jī)（集團(tuán)）公司是世界知名起重機(jī)和大型鋼結(jié)構(gòu)制造商，有江陰、常州、長興、張江四個(gè)生產(chǎn)基地和五個(gè)機(jī)電配套件專業(yè)公司，分別設(shè)在豐城、沈陽、常州、寧波和長興。遠(yuǎn)程會(huì)議成為公司必不可少的日常工作。SMART Board交互式系列產(chǎn)品和Bridgit遠(yuǎn)程會(huì)議軟件的應(yīng)用改善了公司異地協(xié)作的現(xiàn)狀。

    往與各地公司開會(huì)討論方案，公司會(huì)召開視頻電話會(huì)議或直接出差到各地。但實(shí)際應(yīng)用中發(fā)現(xiàn)，視頻會(huì)議看到晚多則是對(duì)方人頭攢動(dòng)的景象，看不清楚需要討論的圖紙和數(shù)據(jù)。即便用投影機(jī)各自觀看同一資料，還是免不了每改每異圖的重復(fù)和修改時(shí)間的等待。如果選擇人員出差的方式，從方案制定到實(shí)施一般需要經(jīng)過頻繁反復(fù)的討論、審核算、確認(rèn)和整合等環(huán)節(jié)，來來回回既浪費(fèi)了時(shí)間也增加了公司人員差旅費(fèi)用的成本。

    選擇SMART Board 的初衷，是為了提高各地會(huì)議討論的效率。在各地公司的會(huì)議室安裝了一系列產(chǎn)品，其中背投、等離子覆寫屏和交互式數(shù)字講臺(tái)的高清晰顯示和互動(dòng)功能為我們實(shí)現(xiàn)了本地部分工作環(huán)的壓縮。而真正解決關(guān)鍵問題的還是SMART Bridgit 遠(yuǎn)程會(huì)議軟件，其借助現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)、視頻系統(tǒng)、SMART交互式產(chǎn)品和VOIP語音通信搭建一個(gè)以上海集團(tuán)為核算心的各公司或其它客戶都可以同時(shí)或分別參與遠(yuǎn)程會(huì)議系統(tǒng)。

    除了集團(tuán)本身在服備器安裝了Bridgit 軟件以外，其它各地的公司沒有安裝任何軟件。將會(huì)議邀請(qǐng)通過郵件發(fā)送到對(duì)方，點(diǎn)擊郵件就可以開始雙方或多方會(huì)議。參與會(huì)議的各方在各自的會(huì)議室的SMART交互式產(chǎn)品上能同時(shí)看到同一份高清顯示的圖紙或數(shù)據(jù)分析表，主講人和參會(huì)者均可以在白板上對(duì)其進(jìn)行修改、放大縮小、批注和保存等操作。每月末召開的業(yè)績匯總會(huì)議時(shí)，各公司將各自業(yè)績結(jié)合報(bào)表進(jìn)行匯報(bào)。報(bào)表中發(fā)現(xiàn)的重復(fù)記錄或遺漏之處可以馬上進(jìn)行討論和修改，審核后的報(bào)表即時(shí)保存并發(fā)送到集團(tuán)處。平時(shí)來來回回的修改和郵件發(fā)送需要3、4天時(shí)間，現(xiàn)在關(guān)天就可以完成所有數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)和匯總工作了。

    經(jīng)過多次實(shí)踐，SMART交互式產(chǎn)品和Bridgit遠(yuǎn)程會(huì)議軟件已經(jīng)成為日常工作中必不可少的得力助手。不僅大幅提高了工作效率，而且減少了公司人員差旅和長途通信費(fèi)用方面的開支。